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Zeitmanagement: Die Organisation einer knappen Ressource
Immer einen Schritt voraus sein

tile Siegen. Zeit ist bekanntermaßen eine knappe Ressource. Da heißt es, verantwortungsvoll mit diesem kostbaren Gut umzugehen. Allerdings ist das Jonglieren mit Verpflichtungen gegenüber Arbeitgeber, Kunden, Familie, Freunden und – nicht zu vergessen – sich selbst eine Herausforderung: Business-Meetings, Arzttermine, Beratungsgespräche bei der Bank, die Jüngsten in die Kita bringen (und wieder abholen), für die Älteren „Taxi spielen“, Geburtstage, Kündigungs- sowie Abgabefristen und, und, und – da geht der Überblick schnell verloren. Ein gutes Zeitmanagement gehört daher, ob nun unbewusst oder ganz strategisch angewendet, längst zum privaten wie auch unternehmerischen Alltag.

tile Siegen. Zeit ist bekanntermaßen eine knappe Ressource. Da heißt es, verantwortungsvoll mit diesem kostbaren Gut umzugehen. Allerdings ist das Jonglieren mit Verpflichtungen gegenüber Arbeitgeber, Kunden, Familie, Freunden und – nicht zu vergessen – sich selbst eine Herausforderung: Business-Meetings, Arzttermine, Beratungsgespräche bei der Bank, die Jüngsten in die Kita bringen (und wieder abholen), für die Älteren „Taxi spielen“, Geburtstage, Kündigungs- sowie Abgabefristen und, und, und – da geht der Überblick schnell verloren. Ein gutes Zeitmanagement gehört daher, ob nun unbewusst oder ganz strategisch angewendet, längst zum privaten wie auch unternehmerischen Alltag.

Ziel des Zeitmanagements ist es, „sich zu organisieren, zu strukturieren, die Zeit gut zu nutzen und Zeit zu gewinnen“, sagt Heike Tambe. Die Diplom-Kauffrau gibt Kurse zum Zeitmanagement mit Outlook für die Volkshochschule Siegen (nächste Kurs im April 2020). Dabei geht es im Speziellen darum, mögliche Programmfunktionen und -anwendungen (zeit-)effizient zu nutzen, um Aufgaben einfach und mit möglichst geringem Zeitaufwand zu erledigen. Banale Beispiele: E-Mails lieber gesammelt als einzeln löschen, Termine als „wiederkehrend“ definieren statt sie individuell anzulegen.

Prioritäten setzen

Zeitmanagement basiert auf einer Reihe sogenannter Prinzipien, erklärt die VHS-Dozentin. Zunächst sollten Ziele gesetzt und mit einer Priorität versehen werden. Tambe verweist hierbei auf die Eisenhower-Methode. Diese unterscheidet Aufgaben in vier Kategorien:

  • A: wichtig und dringend – sofort selbst erledigen,
  • B: wichtig, aber nicht dringend – terminieren und selbst erledigen,
  • C: nicht wichtig, aber dringend – an kompetente Mitarbeiter delegieren, und
  • D: nicht wichtig und nicht dringend – nicht bearbeiten.

Weniger ist mehr. Diese Volksweisheit gilt auch für die konkrete Planung. Die Kursleiterin empfiehlt, abends aufzuschreiben, was am Folgetag alles ansteht. Dadurch setze man sich bewusster mit den Aufgaben auseinander, man werde „zum stillen Beobachter der eigenen Planung“, so die Kursleiterin. Zu viele Aufgaben bzw. Termine sollten entweder vermieden oder delegiert werden. Denn wird die To-do-Liste nicht abgearbeitet, kann dies zu Frust führen.

Aufschieberitis vermeiden!

Außerdem gelte es, bei der Planung die persönlichen Hoch-Zeiten zu berücksichtigen, also wann man am leistungsfähigsten ist. In diesen Phasen sei es ratsam, Herausforderndes zu erledigen, so Tambe. Dafür könne man sich auch einmal zwei Stunden abschotten und fokussiert und konzentriert ohne Ablenkung arbeiten. Schwieriges oder Unliebsames sollte frühzeitig angegangen und möglichst nicht unnötig hinausgezögert werden, das erzeuge vermeidbaren Druck. Also: Aufschieberitis, im Fachjargon Prokrastination (aus dem Lateinischen: pro - „für“, cras - „morgen“), überwinden!

Ein weiterer Tipp der Expertin: Ordnung spart ebenfalls Zeit. „Man wendet so viel Zeit für das Suchen auf.“ Haben aber Dinge ihren festen Platz, reicht ein einfacher Handgriff, um sie hervorzuholen. Werden sie nicht mehr benötigt, werden sie sofort wieder weggestellt. Und lieber die Spülmaschine noch am Abend einräumen und anstellen – dann startet man morgens „fertig“ in den nächsten Tag.

Wichtiges Instrument für Gründer

Dass Zeit nicht nur sprichwörtlich auch Geld ist, wird die Wirtschaft jederzeit bestätigen. Zeitmanagement ist daher ein unternehmerisches Instrument, mit dem Gründer schnellstmöglich umzugehen lernen sollten, rät Sabine Bechheim, Leiterin des Referats Gründung, Sicherung und Nachfolge bei der IHK Siegen. Warum? „Weil sie spätestens ab dem Zeitpunkt der Gründung allein dafür verantwortlich sind, das zu tun.“ Das falle nicht allen Gründern leicht, die sich bis dato oft in vorgegebene Strukturen bewegten: in der Schule, in der Ausbildung oder im Studium, im Betrieb/Unternehmen.

Von Anfang an sollten Prioritäten gesetzt werden, gerade als Einzelkämpfer oder in einem kleinen Team. „Dabei hilft es, sich zu vergegenwärtigen, was zum Beispiel die Folgen für versäumte Termine oder auf den Sankt-Nimmerleins-Tag verschobene Vertriebsaufgaben bedeuten. Dann bekommen vielleicht auch eher ungeliebte Aufgaben ein Zeitfenster, das ihrer Bedeutung entspricht.“

Mehr Zeit für die wichtigen Dinge

Eine allgemeine Blaupause gebe es nicht. Für jeden Gründer, für jedes Unternehmen würden andere „goldene Regeln“ gelten – unabhängig davon, mit welchem Organisationssystem gearbeitet werde. Aber: Die Gründung oder Produkteinführung lasse sich am besten rückwärts planen. Was muss bis zum Stichtag wann von wem erledigt sein? Wobei Pläne auch nur selten standhielten, so Bechheim aus Erfahrung. „Ohne Freiräume für unvorhergesehene Änderungen geht es nicht.“ Dazu müsse man sich selbst gegenüber ehrlich sein. „Es nutzt nichts, wenn ich für Aufgaben optimistische Zeiträume einplane, die ich selten bis nie einhalten kann.“

Was gutes Zeitmanagement also auf das Wesentliche komprimiert ausmache, so die IHK-Referatsleiterin, sei: „Prioritäten setzen – Zeit für Ungeplantes einplanen – flexibel bleiben.“ Vielleicht ist das tatsächlich die Formel, mit der man der Zeit nicht ewig hinterherrennt, sondern ihr im Gegenteil einen kleinen Schritt voraus ist. Dann bliebe wohl auch mehr von ihr für die wichtigen Dinge im Leben übrig.

Autor:

Tim Lehmann (Redakteur) aus Siegen

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